EDI CODECO: envío automático a navieras

Esta guía explica, en lenguaje claro, qué hace el sistema EDI en ContainerHub cuando registrás movimientos en el gate. No necesitás conocer formatos técnicos ni EDIFACT para entender el flujo.

Nota: El sistema EDI de ContainerHub funciona automáticamente una vez configurado. El operario no necesita saber nada sobre EDI para que funcione.

Qué es el EDI en el contexto de un depósito

Las navieras (Maersk, MSC, CMA CGM, Hapag-Lloyd, Evergreen y otras) necesitan saber dónde está cada contenedor en todo momento: si entró o salió de un depósito, de un puerto, etc.

Para intercambiar esa información de forma estándar entre empresas existe un sistema de mensajes estructurados llamado EDI (intercambio electrónico de datos). Cuando un contenedor entra o sale de tu depósito, la naviera suele exigir que el depósito se lo notifique con un mensaje concreto. En el ámbito de movimientos en depósito, ese mensaje se llama CODECO: comunica la entrada o la salida del equipo en tu instalación.

En resumen: Gate In / Gate Out en tu operación diaria es lo que la naviera quiere ver reflejado en un CODECO para mantener su inventario y su trazabilidad alineados con la realidad del depósito.

Cómo funciona en ContainerHub

El flujo está pensado para que el operario no cambie su rutina:

1. El operario registra un Gate In o un Gate Out en ContainerHub como siempre (cliente, contenedor, datos del movimiento).
2. ContainerHub genera automáticamente el mensaje CODECO correspondiente al evento.
3. ContainerHub envía ese mensaje por email a la dirección EDI que tengas configurada para esa naviera.
4. La naviera recibe la confirmación en su sistema de procesamiento de mensajes EDI.
5. El operario no hace ningún paso extra relacionado con EDI: el registro en el gate es suficiente.

Resumen en una frase

Un movimiento de gate bien registrado es la señal que dispara el envío del CODECO, siempre que la configuración EDI del depósito y del cliente (naviera) esté completa.

El email EDI de tu depósito

Cada empresa en ContainerHub tiene asignado de forma automática un email EDI único con este formato:

nombre-empresa-edi@containerhub.es

Ese correo es el remitente desde el que salen todos los mensajes EDI generados por ese depósito. Las navieras suelen mantener una lista de remitentes autorizados (whitelist): solo aceptan mensajes que provengan de direcciones que hayan dado de alta.

Tu administrador debe comunicar este email a cada naviera cuando el depósito quede registrado como depósito aprobado o cuando se abra el canal EDI, para que la naviera añada esa dirección a su whitelist.

Importante: Comunica tu email EDI a cada naviera antes de empezar a operar. Si la naviera no tiene tu email en su whitelist, los mensajes pueden ser rechazados.

Dónde verlo en la aplicación

Podés encontrar esta dirección en Configuración → Empresa → Email EDI.

Consejo: Guardá el email EDI en un documento interno (procedimientos del depósito o contacto con líneas) para que comercial y operaciones compartan el mismo dato cuando hablen con las navieras.

Configurar el email EDI de cada naviera

Para que ContainerHub envíe el CODECO a una naviera concreta, el administrador debe indicar la dirección EDI que esa naviera haya facilitado, en la ficha del cliente que representa a esa línea en tu depósito.

Pasos:

1. Ir a Depot → Clientes.
2. Abrir la ficha del cliente correspondiente a la naviera.
3. En el campo Email EDI, introducir la dirección que te haya proporcionado la naviera.
4. Guardar los cambios.

Si el campo Email EDI está vacío, ContainerHub no envía mensajes EDI para esa naviera. El depósito puede seguir operando con normalidad; simplemente no habrá notificación CODECO automática hacia esa línea hasta que configuréis el correo.

Qué mensajes se envían y cuándo

Solo ciertos eventos del gate disparan el envío de CODECO. El resto de la operación diaria no genera mensajes EDI automáticos hacia la naviera por este canal.

No se generan mensajes EDI automáticos por: mover un contenedor en el patio, crear una cotización, registrar un daño, u otras acciones que no sean el registro de entrada o salida por gate descrito arriba.

Emails EDI de las principales navieras en Latinoamérica

Cada naviera define su propia dirección EDI y los procedimientos para partners. El depósito debe solicitar esa dirección al registrarse como depósito aprobado o al abrir el intercambio de mensajes con la línea. No uses correos genéricos copiados de internet: las direcciones cambian y el contacto correcto suele ser el representante de la naviera en tu país o el portal de partners de la línea.

Nota: Las direcciones exactas pueden cambiar. Confirmá siempre el email EDI vigente con la naviera antes de cargarlo en la ficha del cliente.

Historial de envíos EDI

ContainerHub registrará los mensajes EDI enviados (fecha, hora, naviera, número de contenedor y estado del envío: enviado o error) para que podáis auditar y resolver incidencias sin depender solo del correo saliente.

Esa pantalla de historial estará disponible en Reportes → EDI (próximamente).

Mientras tanto, si necesitás comprobar un envío concreto, coordiná con tu administrador y con el contacto EDI de la naviera, y revisá que el email EDI del depósito y el Email EDI del cliente estén correctamente configurados.

Enlaces útiles

• Gate In y Gate Out
• Clientes
• Traductor EDI (mensajes entrantes)
• Glosario (CODECO y términos relacionados)